Obrigações contábeis mensais do profissional liberal PJ

Ter CNPJ é só o começo. Quem não cumpre as obrigações contábeis mensais enfrenta multas, juros e, em casos graves, queda no regime tributário. Este guia explica o calendário completo para o profissional liberal que atua como pessoa jurídica.

Por que o profissional liberal não pode ignorar a contabilidade?

Muitos profissionais liberais abrem empresa e só pensam na contabilidade quando chega o prazo de entrega ou a fiscalização aparece. Esse comportamento gera dois tipos de problema: o fiscal (multas e juros por atrasos) e o estratégico (decisões tomadas sem dados corretos).

Riscos fiscais de não ter contador

As penalidades por atraso ou omissão incluem:

• Multa de 75% sobre o valor do imposto não pago (RFB)
• Juros SELIC + 1% ao mês sobre valores em atraso
• Multa de R$ 100 a R$ 500 por dia para empresas inadimplentes com a Junta Comercial
• Cancelamento do Simples Nacional por falta de entrega de obrigações acessórias
• Exclusão do regime com efeito retroativo (glosa de créditos)

Para profissionais liberais que dependem do CNPJ para operar, a perda do regime tributário pode significar aumento de carga de 6% para 33% do faturamento de uma hora para a outra.

Benefícios da contabilidade consultiva

Além de evitar multas, a contabilidade bem feita oferece:

• Visibilidade real do lucro mensal
• Planejamento de recolhimentos sem surpresas
• Identificação de oportunidades de dedução
• Alertas sobre mudanças de regime antes do prazo final

Obrigações mensais obrigatórias

Livro caixa e controle de receitas

Todo profissional liberal PJ precisa manter o livro caixa atualizado — registro de todas as entradas e saídas da empresa. Não é um documento exigido apenas para auditoria: é a base da apuração do lucro ou do faturamento para definição do imposto.

O livro caixa precisa conter:

• Data de cada recebimento
• Cliente ou fonte do pagamento
• Valor recebido
• Número da nota fiscal emitida
• Data de cada despesa
• Fornecedor ou beneficiário da despesa
• Valor e natureza da despesa

A forma de registro pode ser em planilha (Excel, Google Sheets) ou em sistema contábil. O importante é que seja mensais e organizados por mês de competência.

Apuração mensal de impostos

Dependendo do regime tributário, os impostos mensais incluem:

Simples Nacional:

• Simples (FGTS, INSS, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS unificados)
• GPS (INSS do sócio sobre pró-labore, calculado separadamente)
• ISS municipal (quando aplicável)

Lucro Presumido:

• IRPJ (15% sobre a base de cálculo mensal)
• CSLL (9% sobre a base)
• PIS e COFINS (cumulativo ou não-cumulativo conforme enquadramento)
• ISS municipal

Lucro Real:

• IRPJ sobre lucro real
• CSLL sobre lucro real
• PIS e COFINS não-cumulativos
• ISS municipal

O contador é quem faz a apuração e gera as guias. A obrigação do profissional é garantir que todas as notas fiscais estejam registradas e que as informações cheguem ao contador até o dia 10 do mês seguinte.

GPS e INSS pró-labore

O profissional liberal que recebe pró-labore precisa pagar o INSS sobre esse valor. A contribuição é feita via GPS (Guia da Previdência Social), com vencimento no dia 20 de cada mês.

A alíquota varia:

• 11% sobre o valor do pró-labore (para quem já tem direito a outro benefício)
• 20% sobre o valor do pró-labore (para contribuinte individual sem benefício)

O valor mínimo do pró-labore é o salário mínimo (R$ 1.412 em 2024/2025). Não é possível ter pró-labore zero — se o sócio trabalha na empresa, precisa receber pelo menos o mínimo.

Obrigações anuais

DIRF, Rais, GFIP

• DIRF (Declaração de Informações do Fisco Federal): obrigatória para empresas que pagaram valores a pessoas físicas sujeitos a retenção de IR (pró-labore, por exemplo). Entrega até fevereiro/maio do ano seguinte.
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): obrigatória para empresas com funcionários. Entrega até março.
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência): mensal, quando há funcionários.

ECF e ECD para empresas lucro real

• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): anual, para empresas no Lucro Real ou Lucro Presumido com patrimônio acima de R$ 4,8 milhões. Entrega até o último dia útil de julho.
• ECD (Escrituração Contábil Digital): anual, para empresas obrigadas a ter contabilidade completa (geralmente empresas no Lucro Real). Entrega até o último dia útil de maio.

Para profissionais liberais com empresas de menor porte, geralmente essas obrigações não se aplicam — mas é o contador quem confirma.

Declaração de renda pessoa física

O profissional liberal PJ também precisa declarar o IRPF como pessoa física. Isso é separado da declaração da empresa. A declaração considera:

• Rendimentos do pró-labore recebido
• Distribuição de lucros recebida
• Outras rendas (CLT, aluguel, etc.)
• Deduções permitidas (saúde, educação, PGBL, dependentes)

O prazo é entre março e abril de cada ano.

SPED para profissionais liberais

Quando é obrigatório

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é obrigatório para empresas com determinados níveis de faturamento ou conforme exigido por estados específicos:

• SPED Fiscal: para empresas com faturamento acima de R$ 3,6 milhões/ano ou conforme exigência estadual. Envolve a transmissão mensal de documentos fiscais eletrônicos (NFSe, CF-e).
• SPED Contribuições (PIS/COFINS): para empresas no Lucro Real ou no Simples Nacional em casos específicos.

Para a maioria dos profissionais liberais em fase inicial, o SPED ainda não se aplica. Mas à medida que o faturamento cresce, a obrigação aparece.

Consequências do não-envio

Deixar de entregar o SPED gera:

• Multa de 0,5% a 5% sobre o valor das operações não registradas
• Multa mínima de R$ 100 por mês de atraso
• Impossibilidade de emitir NFS-e até regularizar a situação
• Bloqueio do cadastro municipal (ISS)

Cronograma simplificado 2026

Janeiro a Junho: principais entregas

Mês	Obrigação
Janeiro	Informe de rendimentos (para empregados, quando aplicável)
Fevereiro	DIRF (empresa com funcionários ou retenção)
Março	RAIS (ano anterior)
Abril	IRPF (pessoa física) — prazo geralmente no final de abril
Maio	ECD (empresas lucro real)
Junho	ECF (empresas lucro real/presumido acima do patrimônio)

Julho a Dezembro: principais entregas

Mês	Obrigação
Julho	ECF deadline (lucro real/presumido)
Agosto	PGDARF (impostos mensais)
Setembro	Revisão de regime tributário para o ano seguinte
Outubro	Planejamento do ano seguinte
Novembro	Revisão de pró-labore e distribuição de lucros
Dezembro	Fechamento anual, distribuição de lucros antes do balanço

Como organizar a documentação

A organização documental é o ponto de partida para cumprir todas as obrigações. O profissional liberal precisa guardar:

• Todas as notas fiscais emitidas (NFSe)
• Todas as notas fiscais de entrada (despesas)
• Recibos de pagamento de pró-labore
• GPS pagas
• Extratos bancários da conta empresa
• Contratos de prestação de serviços (para comprovação de receita)
• Documentos de propriedade de equipamentos (para depreciação)

A recomendação é escanear tudo e manter em cloud storage com organização por ano/mês. Pastas físicas são vulneráveis a perdas e exigem espaço que cloud não ocupa.

Esse calendário também faz parte da proposta editorial do hub Naprática: tratar obrigações acessórias como decisão a tomar — o que entregar, quando entregar e o que acontece se não entregar — em vez de listar siglas sem contexto.

Se você ainda não tem um sistema organizado de arquivo, veja como abrir empresa como profissional liberal para estruturar desde o início — e evite surpresas no fechamento do ano.

Para entender melhor os erros que levam a problemas contábeis, leia o artigo sobre erros comuns ao abrir PJ para consultores.

E se a sua empresa já está com obrigações em atraso, fale com a equipe VMAHUB para identificar a situação e montar um plano de regularização.

Se você está planejando abrir empresa, veja o guia completo de como abrir empresa como profissional liberal para organizar desde o início.

Se você está planejando abrir empresa, confira como profissional liberal paga menos imposto para começar com o planejamento correto.