Qué preguntar antes de contratar a un nuevo contador

Elegir un contador es una de las decisiones más subestimadas del empresario. Subestimada porque, a primera vista, “la contabilidad es toda igual”. No lo es. La diferencia entre el contador correcto y el equivocado se ve en multas evitadas, regímenes tributarios optimizados, planificación sucesoria bien estructurada — y en noches de sueño.

Vivian Sampaio, con más de 26 años de trayectoria en contabilidad y derecho tributario, suele decir a los empresarios que llegan a VMAHUB ya en fase de cambio: “La entrevista es el momento en que descubres lo que recibiste — antes de firmar.”

Estas son las 10 preguntas que separan al contador correcto del equivocado.

Por qué la entrevista con el contador es decisiva

Buena parte de los empresarios contrata contador por la recomendación de un conocido, sin hacer preguntas estructuradas. El resultado aparece meses después, en forma de multa, régimen tributario mal elegido, o ausencia total de asesoría. Una entrevista bien hecha reduce drásticamente ese riesgo — y muestra, antes del contrato, qué tipo de relación tendrás con el profesional.

Imprime esta lista y llévala a tu próxima reunión.

Las 10 preguntas esenciales

1. ¿Cuál es tu registro en el CRC y cuáles tus especializaciones?

Parece obvio, pero verifícalo siempre. Todo contador en Brasil debe tener un registro activo en el CRC (Consejo Regional de Contabilidad). Pregunta también por las especializaciones — tributario, laboral, gestión, departamento fiscal. Una empresa de servicios necesita a alguien que domine el ISS y las retenciones; una industria necesita a quien domine el ICMS y el SPED.

2. ¿Atiendes empresas de mi tamaño y régimen?

Un contador que atiende mayoritariamente a MEI (microemprendedor individual) rara vez está preparado para llevar una empresa de Lucro Presumido (régimen de utilidad presunta) con 30 empleados. Pregunta por su cartera — cuántos clientes de Simples Nacional (régimen simplificado), cuántos de Lucro Presumido, cuántos de Lucro Real (régimen de utilidad real). Si tu empresa es un caso aislado en su cartera, será atendida como excepción, no como prioridad.

3. ¿Cómo es la comunicación y cuál es el tiempo de respuesta estándar?

Esta es la pregunta que predice el 80% de los problemas futuros. Pregunta: “Si te mando un WhatsApp un miércoles a las 14h, ¿cuándo recibo respuesta?”. Compara la respuesta con la realidad — el contador que promete responder en 2h sin tener equipo ni estructura, miente. Lo ideal es honesto: 24 horas hábiles, con un canal claro (WhatsApp para urgencias, correo para registro).

4. ¿Qué servicios están incluidos en el paquete — y cuáles se cobran aparte?

Una mensualidad baja a menudo esconde “extras” cobrados después: defensa en fiscalizaciones, rectificación de declaraciones, cálculo de liquidaciones, ECF, contrato social, regularizaciones. Pide el alcance por escrito detallado, con lista de inclusiones y tabla de precios para los extras. Sin eso, el contrato queda a medias.

5. ¿Cómo funciona la planificación tributaria en la práctica?

Muchos contadores ofrecen “planificación tributaria” y entregan solo una hoja de cálculo de simulación a fin de año. Pregunta: ¿con qué frecuencia se revisa el régimen tributario? ¿Quién inicia la conversación — tú o yo? ¿Cómo funciona el estudio de migración de régimen? La respuesta revela si el contador actúa como asesor o solo como ejecutor.

6. ¿Brindas apoyo en fiscalizaciones y actas de infracción?

Toda empresa, en algún momento, recibe una notificación de la Receita (administración tributaria) o del municipio. La pregunta es: ¿el contador responde por esa defensa? ¿La cobra aparte? ¿Tiene un abogado tributarista socio? Las empresas que descubren que “eso no está incluido” en medio de una fiscalización pierden tiempo crítico y pagan más caro.

7. ¿Cómo es el modelo de cobro — fijo, variable, por facturación?

Existen tres modelos principales: mensualidad fija, mensualidad por número de empleados, mensualidad por franja de facturación. Cada uno tiene su compensación. Lo importante es entender antes cómo crecerá tu cuenta cuando la empresa crezca — porque la mensualidad del primer año a menudo no es la del segundo.

8. ¿Qué sistemas y herramientas utilizas? ¿Necesito comprar algo?

Pregunta por el software contable utilizado y si hay costos adicionales por integración. Pregunta por el portal del cliente — ¿existe? ¿Es solo correo? ¿Hay acceso para que consultes guías, demostrativos, balances? El nivel de herramientas refleja el tamaño de la estructura del despacho.

9. ¿Cómo se hace la transición si vengo de otro contador?

Esta pregunta tiene dos funciones: (1) revela si el contador tiene un proceso estructurado para recibir a una empresa que migra — checklist de documentos, plazos, validación; (2) le señala al contador actual que estás haciendo las cosas de la manera correcta. Un contador que dice “déjamelo a mí, tranquilo” sin detallar el proceso, generalmente improvisa.

10. ¿Puedo hablar con 2 o 3 de tus clientes del mismo tamaño?

La pregunta más incómoda — y la más reveladora. Un contador seguro te presenta clientes para que llames. Un contador inseguro reacciona con incomodidad. No hace falta pedir una referencia formal — basta con el gesto de que quieres entender, por otras voces, cómo es trabajar con él. Una conversación de 10 minutos con 2 clientes ahorra meses de averiguación.

Qué hacer con las respuestas

Anota todo durante la entrevista. En casa, reléelo: ¿alguna respuesta fue vaga? ¿Alguna promesa parece demasiado grande? ¿Se evitó algún tema?

Si más de 2 de esas respuestas te dejaron dudas, agenda una segunda conversación antes de cerrar. Si incluso en la segunda conversación las respuestas siguen siendo nebulosas, la señal es clara: no es este contador.

VMAHUB conduce esta entrevista desde el punto de vista del empresario. Si estás en proceso de cambio, o en una primera contratación, habla con nosotros por WhatsApp +55 11 91568-5570 — nuestra asesora te explica cómo funciona nuestra entrevista de cualificación inversa, en la que somos nosotros quienes mostramos las respuestas antes de que necesites preguntar.

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Antes de tu próxima reunión con un candidato a contador, lee también: Cómo cambiar de contador sin problemas, Documentos para migrar de contador, y Cómo afecta el cambio de contador a la contabilidad de la empresa. Y cuando estés decidido, conoce nuestras opciones en /trocar-contador.

Vivian Sampaio es Contadora, Abogada y fundadora de VMAHUB, con más de 26 años de experiencia en contabilidad y derecho tributario.