更换会计师所需文件：完整清单
一份实用指南，列出贵公司在更换会计服务前需要准备的所有文件。不要遗漏任何材料。
更换会计师却不丢失文件，就像搬家却不弄丢重要证件一样。这看似显而易见，但大多数公司往往只有在新会计事务所索取材料时，才发现缺了什么——而此时原会计师已经不再回应了。
下面这份清单是 VMAHUB 在每一次交接中都会使用的核对清单。在开始更换之前把所有材料备齐，可以避免意外、减少停摆时间，并确保不遗漏任何义务。
公司架构的必备文件
公司章程及其修订
合并后的公司章程是贵公司的”出生证明”。所有的股权变更——更换股东、增资、变更地址、变更经营范围——都必须反映在最新版本中。
向即将离任的会计师索取最新版本，并确保所有修订均已在商业登记局（Junta Comercial）登记。如果有尚未登记的修订，也必须在交接前处理完毕。
商业登记局简易证明
简易证明（certidão simplificada）在线签发，用以证明公司存在且处于合规状态。其有效期为 90 天，因此如果最近一份已超过三个月，请重新申请一份。
CNPJ 及 CNPJ 卡
CNPJ 卡——CNPJ（企业税号）——载有登记编号和经营活动代码，是公司向所有部门表明身份所必需的。如适用，还应保留州级和市级的登记编号。
会计文件
试算表与资产负债表
最近三份试算表和最近两份资产负债表，是新会计事务所了解公司历史的基础。这些文件展示了公司的财务健康状况、累计利润以及资产的演变。
如果公司成立已超过五年，提供最近两个完整会计年度的资产负债表即可。除非存在特定问题，否则新会计师并不需要五年的历史记录。
现金账簿与进出货账簿
现金账簿记录了公司的所有财务往来。进出货账簿记录货物的流转。两者对任何规模的公司都是强制性的，并且必须保持更新。
最近 12 个月的银行对账单
新会计事务所需要对账单，以便将现金账簿与银行的实际往来进行核对。对账单与账目对不上，是某些事项需要更正的明确信号。
税务文件
DCTF（联邦税收债务与抵免申报）
联邦 DCTF 属于最关键的义务之一。最近三个会计年度必须已结清。如果存在逾期的 DCTF，这是交接过程中必须解决的待办事项——并且最好在你签署任何解除原会计事务所的文件之前完成。
ECF（税务会计记账）
ECF 对于采用 Lucro Real（实际利润制）和 Lucro Presumido（推定利润制）的公司是强制性的。与 DCTF 一样，最近几个会计年度都必须已提交。未提交的 ECF 可能导致每日累计、迅速增长的罚款。
SPED Fiscal 与 SPED Contábil
SPED（公共数字记账系统）取代了一系列纸质义务。SPED Fiscal 是数字税务记账，SPED Contábil 则是会计部分。两者均与 REDESIM 和联邦税务局（Receita Federal）相整合。新事务所至少需要最近三年的文件。
PGDAS-D 与 Simples Nacional 申报
对于采用 Simples Nacional（简化税制）的公司，月度申报（PGDAS-D）必须保持更新。新会计事务所将需要最近 12 个月的申报记录，以评估数据的一致性并发现可供复核的机会。
发票与进项文件
最近 12 个月内开具的所有销售或服务发票，以及所有进项发票（采购）都必须整理妥当。新事务所将需要这些文件来核对 SPED Fiscal。
人事文件
工资单与福利
如果公司有员工，则需要最近三个月的工资单。其中包括薪资金额、福利、代扣的 INSS、已缴存的 FGTS，以及可能的佣金或利润分享（PLR）。
最新一期 eSocial 申报
eSocial 是用于申报劳动与税务数据的联邦系统。最新一期 eSocial 申报以及缴款凭证（INSS、FGTS）必须纳入交接材料包。
FGTS 证明
FGTS 证明由联邦储蓄银行（Caixa Econômica Federal）签发，用以证明缴存已按时完成。每当新会计事务所要办理信贷业务或合同变更时，都会索取这份文件。
数字证书
数字证书（e-CNPJ 或 eNF）是公司的电子身份。没有它，任何申报都无法提交，任何发票都无法开具，对联邦税务局或州财政厅的任何访问也都无法进行。
切勿在会计师离任时将数字证书一并交出。 该证书属于公司，而非会计师。如果对方拒绝归还，则构成发出正式通知的理由，必要时可采取法律行动。
门户访问凭证
除数字证书外，许多会计师还管理着以下门户的访问权限：
- 巴西联邦税务局（在线）
- 州 SEFAZ（电子发票）
- 市政厅（市级登记）
- 联邦储蓄银行（FGTS）
- BNDES（如有活跃的信贷额度）
这些凭证必须正式移交，并尽可能在交接后予以更换，以确保原会计师不再保留访问权限。
如果文件缺失该怎么办
如果你正处于交接过程中，发现文件有缺失，首先要做的是确认到底缺了什么。然后，核实原会计师是否能够提供。如果对方无法提供或不予回应，仍有以下途径：
- 商业登记局：补办公司章程及修订的副本。
- 联邦税务局：登记状态证明以及义务提交的凭证。
- SEFAZ：补办电子发票副本。
- 以书面形式联系原会计师：通过带有送达回执的电子邮件正式提出请求。
如果即便如此文件仍无法获取，新会计事务所可以根据现有数据进行重建——但这既费时又有成本。因此，提前准备才是最佳途径。
清单摘要
- 合并后的公司章程及已登记的修订
- 商业登记局简易证明（90 天）
- CNPJ 及卡片
- 最近三份试算表和最近两份资产负债表
- 现金账簿与进出货账簿
- 最近 12 个月的银行对账单
- 最近三个会计年度已结清的 DCTF
- 最近两个会计年度已提交的 ECF
- 最近三年的 SPED Fiscal 与 SPED Contábil
- 最近 12 个月的 PGDAS-D
- 最近 12 个月的进项与销项发票
- 最近三个月的工资单及 INSS、FGTS 缴款凭证
- 最新一期 eSocial 申报
- FGTS 证明
- 公司数字证书（e-CNPJ）
- 税务局及各财政厅门户的访问凭证
在与新会计师开始沟通之前把这些材料全部备齐，决定了这次交接是两周完成，还是拖上三个月。
联系 VMAHUB 团队，安全开启你的交接，或访问 /trocar-contador，了解我们如何处理更换过程中的每一个环节。
延伸阅读
另请阅读：如何顺利更换会计师而不出问题、你需要更换会计师的迹象，以及更换会计师如何影响公司会计。在/naprática探索我们的咨询内容中心。
Vivian Sampaio 是会计师、律师，也是 VMAHUB 的创始人，在会计与税法领域拥有超过 26 年的经验。
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