Documentos para cambiar de contador: lista completa
Guía práctica con todos los documentos que tu empresa necesita reunir antes de cambiar de contabilidad. No dejes nada atrás.
Cambiar de contador sin perder documentos es como mudarse de casa sin perder los papeles importantes. Parece obvio, pero la mayoría de las empresas solo descubre lo que faltaba cuando la nueva contabilidad lo pide — y el contador anterior ya no responde.
La lista a continuación es el checklist que VMAHUB usa en cada transición. Reunir todo antes de iniciar el cambio evita sorpresas, reduce el tiempo de inactividad y garantiza que ninguna obligación quede atrás.
Documentos obligatorios de la estructura de la empresa
Contrato social y modificaciones
El contrato social consolidado es la partida de nacimiento de tu empresa. Todas las modificaciones societarias — cambio de socios, aumento de capital, cambio de domicilio, cambio de actividad — deben estar reflejadas en la versión actualizada.
Pídele al contador que sale la versión más reciente, con todas las modificaciones registradas en la Junta Comercial. Si hay alguna modificación que aún no se ha registrado, eso también debe resolverse antes del traspaso.
Certificado simplificado de la Junta Comercial
Emitido en línea, el certificado simplificado (certidão simplificada) prueba que la empresa existe y está en situación regular. Tiene una validez de 90 días, así que pide uno nuevo si el último tiene más de tres meses.
CNPJ y tarjeta CNPJ
La tarjeta del CNPJ (RUT empresarial), con el número de inscripción y los códigos de actividad, es necesaria para identificar a la empresa ante todos los organismos. Ten también el número de inscripción estatal y municipal, cuando corresponda.
Documentos contables
Balances de comprobación y balances generales
Los tres últimos balances de comprobación y los dos últimos balances generales son la base para que la nueva contabilidad entienda el historial de la empresa. Estos documentos muestran la salud financiera, los resultados acumulados y la evolución patrimonial.
Si la empresa tiene más de cinco años, los balances de los dos últimos ejercicios completos son suficientes. El contador nuevo no necesita cinco años de historial si no hay una cuestión específica.
Libro de caja y libro de entradas y salidas
El libro de caja documenta todos los movimientos financieros de la empresa. El libro de entradas y salidas registra la circulación de mercancías. Ambos son obligatorios para empresas de cualquier tamaño y deben estar al día.
Extractos bancarios de los últimos 12 meses
La nueva contabilidad necesita los extractos para conciliar el libro de caja con los movimientos reales del banco. Los extractos que no coinciden con la contabilidad son una señal clara de que algo necesita corrección.
Documentos fiscales
DCTF (Declaración de Débitos y Créditos Tributarios)
La DCTF federal está entre las obligaciones más críticas. Los tres últimos ejercicios deben estar saldados. Si hay una DCTF atrasada, esa es una pendencia que la transición debe resolver — y preferentemente antes de que firmes cualquier documento de salida de la contabilidad anterior.
ECF (Contabilidad Fiscal Digital)
La ECF es obligatoria para empresas de Lucro Real (régimen de utilidad real) y Lucro Presumido (régimen de utilidad presunta). Al igual que la DCTF, los últimos ejercicios deben estar todos presentados. Una ECF no presentada puede resultar en una multa diaria que se acumula rápidamente.
SPED Fiscal y SPED Contábil
El SPED (Sistema Público de Contabilidad Digital) sustituyó una serie de obligaciones en papel. El SPED Fiscal es la contabilidad fiscal digital, y el SPED Contábil es la parte contable. Ambos están integrados a la REDESIM y a la Receita Federal (Hacienda federal). La nueva contabilidad necesita los archivos de al menos los últimos tres años.
PGDAS-D y declaración del Simples Nacional
Para empresas en Simples Nacional (régimen simplificado), la declaración mensual (PGDAS-D) debe estar al día. La nueva contabilidad necesitará los últimos 12 meses de declaración para entender la consistencia de los datos e identificar oportunidades de revisión.
Factura y documentos de entrada
Todas las facturas de venta o servicio emitidas y las facturas de entrada (compras) de los últimos 12 meses deben estar organizadas. La nueva contabilidad necesitará estos documentos para conciliar el SPED Fiscal.
Documentos de personal
Nómina y beneficios
Si la empresa tiene empleados, la nómina de los últimos tres meses es necesaria. Esto incluye los importes de salario, beneficios, INSS retenido, FGTS depositado y eventuales comisiones o reparto de utilidades (PLR).
Última nómina del eSocial
El eSocial es el sistema federal de registro de datos laborales y fiscales. La última nómina del eSocial y los comprobantes de pago (INSS, FGTS) deben formar parte del paquete de traspaso.
Certificado de FGTS
Emitido por la Caixa Econômica Federal, el certificado de FGTS prueba que los depósitos están al día. Es un documento que la nueva contabilidad pedirá siempre que vaya a realizar una operación de crédito o una modificación contractual.
Certificado digital
El certificado digital (e-CNPJ o eNF) es la identidad electrónica de la empresa. Sin él, ninguna declaración puede enviarse, ninguna factura puede emitirse y ningún acceso a la Receita Federal o a las secretarías de Hacienda puede realizarse.
Nunca entregues el certificado digital junto con la salida del contador. El certificado es de la empresa, no del contador. Si se resiste a devolverlo, es motivo de comunicación formal y, si es necesario, de acción jurídica.
Tarjetas de acceso a los portales
Además del certificado digital, muchos contadores gestionan accesos a portales como:
- Receita Federal de Brasil (en línea)
- SEFAZ del Estado (factura electrónica)
- Ayuntamiento (inscripción municipal)
- Caixa Econômica Federal (FGTS)
- BNDES, si hay una línea de crédito activa
Estas credenciales deben transferirse formalmente y, cuando sea posible, cambiarse después de la transición para garantizar que el contador anterior no mantenga el acceso.
Qué hacer si faltan documentos
Si estás en plena transición y descubres que faltan documentos, lo primero es identificar qué falta. Luego, verificar si el contador anterior puede proporcionarlo. Si no puede o no responde, existen caminos:
- Junta Comercial: segunda vía del contrato social y modificaciones.
- Receita Federal: certificado de situación registral y comprobantes de presentación de obligaciones.
- SEFAZ: segunda vía de facturas electrónicas.
- El contador anterior por escrito: solicitar formalmente por correo electrónico con acuse de recibo.
Si aun así los documentos no aparecen, la nueva contabilidad puede reconstruirlos a partir de los datos que existen — pero eso lleva tiempo y tiene un costo. Por eso, la preparación es el mejor camino.
Checklist resumido
- Contrato social consolidado y modificaciones registradas
- Certificado simplificado de la Junta Comercial (90 días)
- CNPJ y tarjeta
- Tres últimos balances de comprobación y dos últimos balances generales
- Libro de caja y libro de entradas y salidas
- Extractos bancarios de los últimos 12 meses
- DCTF saldada de los últimos tres ejercicios
- ECF presentada de los últimos dos ejercicios
- SPED Fiscal y SPED Contábil de los últimos tres años
- PGDAS-D de los últimos 12 meses
- Facturas de entrada y salida de los últimos 12 meses
- Nómina y comprobantes de INSS y FGTS de los últimos tres meses
- Última nómina del eSocial
- Certificado de FGTS
- Certificado digital de la empresa (e-CNPJ)
- Tarjetas de acceso a los portales de la Receita y de las Secretarías
Reunir todo esto antes de iniciar la conversación con el nuevo contador marca la diferencia entre una transición de dos semanas y una de tres meses.
Habla con el equipo VMAHUB para iniciar tu transición con seguridad o accede a /trocar-contador para entender cómo conducimos cada etapa del cambio.
Para profundizar
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Vivian Sampaio es Contadora, Abogada y fundadora de VMAHUB, con más de 26 años de experiencia en contabilidad y derecho tributario.
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