Documentos para migrar de contador: lista completa

Migrar de contador sem perder documentos é como mudar de casa sem perder as provas de vida. Parece óbvio, mas a maioria das empresas só descobre o que estava faltando quando a nova contabilidade pede — e o contador antigo já não atende mais.

A lista abaixo é o checklist que a VMAHUB usa em cada transição. Reunir tudo antes de iniciar a mudança evita surpresas, reduz o tempo de inatividade e garante que nenhuma obrigação fique para trás.

Documentos obrigatórios da estrutura da empresa

O contrato social consolidado é a certidão de nascimento da sua empresa. Todas as alterações societárias — mudança de sócios, aumento de capital, alteração de endereço, mudança de atividade — precisam estar refletidas na versão atualizada.

Peça ao contador que está saindo a versão mais recente, com todas as alterações averbadas na Junta Comercial. Se houver alguma alteração que ainda não foi registrada, isso também precisa ser resolvido antes da transferência.

Certidão simplificada da Junta Comercial

Emitida online, a certidão simplificada prova que a empresa existe e está em situação regular. Ela tem validade de 90 dias, então peça uma nova se a última queima tem mais de três meses.

CNPJ e cartão CNPJ

O cartão do CNPJ (com o número de inscrição e os códigos de atividade) é necessário para identificar a empresa perante todos os órgãos. Tenha também o número de inscrição no Estado e no Município, quando aplicável.

Documentos contábeis

Balancetes e balanços

Os três últimos balancetes e os dois últimos balanços patrimoniais são a base da contabilidade nova entender o histórico da empresa. Esses documentos mostram a saúde financeira, os resultados acumulados e a evolução patrimonial.

Se a empresa tem mais de cinco anos, os balanços dos dois últimos exercícios completos são suficientes. O contador novo não precisa de cinco anos de histórico se não houver uma acusação específica.

Livro-caixa e livro de entradas e saídas

O livro-caixa documenta todas as movimentações financeiras da empresa. O livro de entradas e saídas registra a circulação de mercadorias. Ambos são obrigatórios para empresas de qualquer porte e precisam estar em dia.

Extratos bancários dos últimos 12 meses

A nova contabilidade precisa dos extratos para reconciliar o livro-caixa com as movimentações reais do banco. Extratos que não batem com a contabilidade são um sinal claro de que algo precisa ser corrigido.

Documentos fiscais

DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários)

A DCTF federal está entre as obrigações mais críticas. Os três últimos exercícios precisam estar quitados. Se houver DCTF em atraso, essa é uma pendência que a transição precisa resolver — e preferencialmente antes de você assinar qualquer documento de saída da contabilidade antiga.

ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

A ECF é obrigatória para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido. Assim como a DCTF, os últimos exercícios precisam estar todos entregues. Uma ECF não entregue pode resultar em multa diária que se acumula rapidamente.

SPED Fiscal e SPED Contábil

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) substituiu uma série de obrigações em papel. O SPED Fiscal é a escrita fiscal digital, e o SPED Contábil é a parte contábil. Ambos são integrados à REDESIM e à Receita Federal. A contabilidade nova precisa dos arquivos dos últimos três anos, no mínimo.

PGDAS-D e declaração do Simples Nacional

Para empresas no Simples Nacional, a declaração mensal (PGDAS-D) precisa estar em dia. A nova contabilidade vai precisar dos últimos 12 meses de declaração para entender a consistência dos dados e identificar oportunidades de revisão.

Nota fiscal e documentos de entrada

Todas as notas fiscais de venda ou serviço emitidase as notas fiscais de entrada (compras) dos últimos 12 meses precisam estar organizadas. A contabilidade nova vai precisar desses documentos para reconciliar o SPED Fiscal.

Documentos de pessoal

Folha de pagamento e benefícios

Se a empresa tem funcionários, a folha de pagamento dos últimos três meses é necessária. Isso inclui os valores de salário, benefícios, INSS retido, FGTS depositado e eventuais comissões ou PLR.

Última folha do eSocial

O eSocial é o sistema federal de escrituração de dados trabalhistas e fiscais. A última folha do eSocial e os comprovantes de recolhimento (INSS, FGTS) precisam fazer parte do pacote de transferência.

Certidão de FGTS

Emitida pela Caixa Econômica Federal, a certidão de FGTS prova que os depósitos estão em dia. É um documento que a nova contabilidade vai pedir sempre que for fazer uma operação de crédito ou alteração contratual.

Certificado digital

O certificado digital (e-CNPJ ou eNF) é a identidade eletrônica da empresa. Sem ele, nenhuma declaração pode ser enviada, nenhuma nota fiscal pode ser emitida e nenhum acesso à Receita Federal ou às secretarias de Fazenda pode ser feito.

Nunca entregue o certificado digital junto com a saída do contador. O certificado é da empresa, não do contador. Se ele resistir em devolver, é motivo para comunicação formal e, se necessário, ação jurídica.

Cartão de acesso aos portais

Além do certificado digital, muitos contadores gerenciam acessos a portais como:

Receita Federal do Brasil (online)
SEFAZ do Estado (nota fiscal eletrônica)
Prefeitura (inscrição municipal)
Caixa Econômica Federal (FGTS)
BNDES, se houver linha de crédito ativa

Essas credenciais precisam ser transferidas formalmente e, quando possível, trocadas após a transição para garantir que o contador antigo não mantenha acesso.

O que fazer se faltam documentos

Se você está fazendo a transição e descobriu que faltam documentos, a primeira coisa é identificar o que está faltando. Depois, verificar se o contador antigo pode fornecê-lo. Se não puder ou não responder, existem caminhos:

Junta Comercial: segunda via de contrato social e alterações.
Receita Federal: certidão de situação cadastral e comprovantes de entrega de obrigações.
SEFAZ: segunda via de notas fiscais eletrônica.
Contador anterior por escrito: solicitar formalmente via e-mail com confirmação de recebimento.

Se mesmo assim os documentos não aparecerem, a nova contabilidade pode reconstruir a partir dos dados que existem — mas isso leva tempo e tem um custo. Por isso, a preparação é o melhor caminho.

Checklist resumido

Reunir tudo isso antes de iniciar a conversa com o novo contador faz a diferença entre uma transição de duas semanas e uma transição de três meses.

Fale com a equipe VMAHUB para iniciar sua transição com segurança ou acesse /trocar-contador para entender como conduzimos cada etapa da mudança.

Para aprofundar

Vivian Sampaio é Contadora, Advogada e fundadora da VMAHUB, com mais de 26 anos de experiência em contabilidade e direito tributário.