Documentos para trocar de contador: checklist por situação

Não existe uma lista idêntica para toda troca de contador. O conjunto depende do regime tributário, das atividades, da existência de empregados, dos estados e municípios envolvidos e do período que será assumido.

Use este checklist como roteiro de conferência — não como declaração de que todas as obrigações abaixo se aplicam à sua empresa.

Documentos societários e cadastrais

• ato constitutivo e alterações consolidadas, quando houver;
• comprovantes de CNPJ e inscrições estaduais ou municipais;
• licenças e cadastros relacionados à atividade;
• dados de sócios, estabelecimentos e responsáveis;
• contratos ou alterações em andamento.

Fiscal e tributário

• apurações, guias e comprovantes do período combinado;
• notas fiscais de entrada, saída e serviços;
• declarações transmitidas e respectivos recibos;
• relatórios de retenções e impostos a compensar;
• parcelamentos, notificações, processos e pendências conhecidas;
• arquivos digitais exigidos para o regime e a atividade.

ECD, ECF, EFD-Reinf e outros arquivos do SPED não são universais. A obrigação deve ser confirmada conforme enquadramento e período.

Contábil e financeiro

• balancetes, razão, diário e demonstrações disponíveis;
• plano de contas e saldos de abertura;
• conciliações bancárias, de clientes e fornecedores;
• controles de empréstimos, imobilizado e estoque, quando aplicáveis;
• memória dos lançamentos ou ajustes ainda não concluídos.

Folha e relações de trabalho

• cadastro de empregados e eventos contratuais;
• folhas, recibos e comprovantes;
• férias, afastamentos, benefícios e desligamentos em andamento;
• transmissões e retornos do eSocial;
• situação do FGTS Digital e demais rotinas aplicáveis;
• procurações necessárias para os sistemas.

Acessos e representação

Mapeie certificado digital, procurações, perfis em portais e usuários institucionais. Não envie senha pessoal do gov.br por mensagem ou planilha. Use procuração ou delegação com poderes compatíveis e possibilidade de revogação. Certificados e acessos da empresa devem permanecer sob controle da empresa.

Pendências que precisam acompanhar os arquivos

Peça uma relação escrita de competências abertas, documentos faltantes, retificações, parcelamentos, fiscalizações e compromissos com prazo próximo. Um arquivo sem contexto pode não revelar o que ainda depende de ação.

Como encerrar a entrega

Crie um protocolo com três estados: recebido, pendente e não aplicável. O escritório novo valida o material e informa o que precisa de complementação. Essa conferência inicial não garante que todo período anterior esteja correto; revisão retroativa, se necessária, deve ter escopo próprio.

Veja o passo a passo completo para trocar de contador. Se a VMAHUB for avaliar a migração, envie primeiro atividade, regime, número de empregados, municípios e data desejada; com isso, a equipe devolve a lista adequada ao caso.